Başvuru Prosedürü

 ›  Kişisel Verilerin Korunması  › ↓ 

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uyum süreci kapsamında Darüşşafaka Cemiyeti (“Cemiyet”) bünyesinde işlenmekte olan verilere ilişkin veri sahiplerinden gelebilecek şikâyetlerin Cemiyetimiz bünyesinde sistemli bir şekilde değerlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlayarak cevaplandırılmasını sağlamaktır.

2. KAPSAM

Cemiyetimiz Kanun kapsamında, veri sahipleri tarafından Cemiyetimizin Darüşşafaka Mah. Darüşşafaka Cad. No:5/9 Maslak 34457 Sarıyer / İSTANBUL adresinde yer alan merkezine gönderilecek iadeli taahhütlü mektup, şahsen ibraz edilecek form ile veya kvkk@darussafaka.org adresinden güvenli elektronik imza ile sayılı iletişim araçlarını kullanarak gerçekleştirilen başvuruların kayıt altına alınması, yönetimi, değerlendirilmesi, analiz ve raporlanmasını ile cevaplandırılmasını kapsamaktadır.

Cemiyetimize yönlendirilecek başvuru aracılığı ile başvuru sahibi aşağıdaki hususları ilişkin talep edebilir:

a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) İşlenmişse bilgi talep etme,

c) İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d) Yurt içinde / yurt dışında transfer edildiği tarafları öğrenme,

e) Eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

f) Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme,

g) Aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,

h) Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i) Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

3. SORUMLULUKLAR

3.1. Yönetim Kurulu

Etkin ve verimli olarak şikayetleri ele alma süreci için ihtiyaç duyulan kaynakları belirlemek ve temin etmek için;

  • Şikayetleri ele alma konusunda taahhütleri içeren bir politika belirlemek ve yayınlamak,
  • Sürecin hedeflerinin belirlenmesini sağlamak.

3.2. Şikayet İnceleme Ekibi (Komite)

Komite Başkanı

Kurum İrtibat Kişisi

 

Yönetim Kurulu

 Yönerim Kurulu Asistani

 

İç Denetim

Birim Yöneticisi

 

Mali İşler Ve Operasyon

 

Mali İşler Ve Finans

Birim Yöneticileri

 

Emlak Birimi

 

Bilgi Teknolojileri

İş Analisti Uzmani

 

İnsan Kaynakları  

Birim Yöneticileri

 

Bağış İletişim, Kaynak Geliştirme

 

Bağış

Birim Yöneticileri

 

Bağış İlişkileri

 

İletişim

 

Müze

 

Hukuk 

Avukat

 

Tesis Yönetimi 

 

İdari Işler

Birim Yöneticileri

 

Güvenlik

 

Teknik

 

Satın Alma 

Birim Yöneticisi Ve Yetkilisi

 

Depo

 

Dek

 

Lise

Müdür Ve Müdür Yardimcilari

 

Ortaokul

 

Yaşam

 

Revir

Kurum Doktoru

 

Rezidans 

 

Maltepe

Kurum Müdürleri

 

Şenesenevler

 

Yakacık

 

Urla

 

İktisadi İşletme 

 

Maltepe Özel Bakım

Kurum Müdürleri

 

Maltepe FTR

 

Urla Yaşam

 

3.3. Personel

Tüm Cemiyet personeli, Kanun kapsamında veri sorumlusu sıfatındaki Cemiyet’in kanuni sorumluluk ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli uyumu sağlamak ve Cemiyet kişisel veri politikaları ve sürecin işleyişi hakkında bilgi sahibi olmakla sorumludur.  Personel herhangi bir şekilde kendisine şikayet ve/veya başvuruları ilgili birime en kısa sürede bildirmekle yükümlüdür.

3.4. Denetim Ekibi

3.2. maddede belirlenen Şikayet İnceleme Ekibi’nin bir diğer görevi ise kişisel verilerin korunması mevzuatının Cemiyet içindeki etkinliğini sağlamak, kişisel veri envanteri ile ilgili politikaların güncelliğini temin etmek ve yılda en az bir defa toplanarak güncel gelişmeler ışığında yol haritası çizerek departmanlar nezdinde kişisel verileri koruma süreçlerinin güncelliğini, teknik ve idari tedbirlerin uygulamalarını denetlemektedir.

4. PROSEDÜR

Şikayet başvuruları alındıktan sonra çözümlenmek üzere ilgili birimlere yönlendirilmektedir. Uzman ekipler tarafından her şikayet dikkatli ve özenli bir şekilde incelenmekte ve şikayetin çözüm aşamasında yapılan her işlem kayıt edilmektedir.

Cemiyet’e ulaşacak başvurular aşağıda belirtilen şekilde yönetilir:

Yukarıda belirtilen kanuni sürelerin aşılmaması adına şikâyet talebini teslim alan Personel ilgili tebligatı bir iş günü içerisinde üzerine veya ileti içeriğinde tebliğ tarihini belirterek Şikayet İnceleme Ekibi’ne iletir. Ekip, bir hafta içerisinde Cemiyet nezdindeki dayanak belgeleri topladıktan sonra nihai yanıtı ilgili kişi ile yazılı olarak paylaşır. Cevap için gerekli belgelerin toplanmasında tüm departmanlar Şikayet İnceleme Ekibi’ne yardımcı olarak en hızlı şekilde dönüş yapmakla yükümlüdür.

5. YÜRÜRLÜK

İşbu prosedür yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve uygulaması irtibat kişisi ve komite tarafından kontrol edilir.